06 Сент
Категория: Автоматизация
Автор Super User

 

Кризис - (от лат. "затруднение", "опасность") - такое совпадение обстоятельств, при которых существующие средства достижения целей становятся неадекватными, в результате чего возникают непредсказуемые ситуации  и проблемы. Словарь терминов

Часто говорят, что цифры управляют миром; по крайней мере нет сомнения в том, что цифры показывают, как он управляется. И. Гете  

 

 

Eще в преддверии кризиса компании стали сокращать свои расходы. Многие компании существенно уменьшили свои бюджет на текущий год. В первую очередь сокращены статьи бюджета, направленные на развитие компании, в частности,  на развитие информационной системы, на внедрение новых программ, на консалтинг. Целью статьи не является обоснование правильности или неправильности такого решения, в данной статье рассмотрена возможность внедрения малозатратных и высокоэффективных решений, которые могут существенно помочь финансовому директору в период кризиса, когда управлению финансами отдается наиболее приоритетная роль в компании.

 Предложенные решения не требуют больших трудозатрат, и их внедрение возможно с использованием имеющейся учетной системы в Компании с небольшой ее доработкой, которую можно выполнить силами собственной ИТ службы вашего предприятия.

 1. Контроль расходования денежных средств 

Основой системы контроля денежных средств Компании является контроль бюджета, когда составляется Бюджет движения денежных средств (БДДС), а затем осуществляется контроль его исполнения. В период кризиса большое внимание уделяется четкому планированию денежных потоков, ежедневному анализу текущей ситуации и прогнозированию ее развития, а также своевременному принятию управленческих решений. В программных комплексах класса ERP существует модуль «Казначейство», который обеспечивает реализацию данной функции.  Основным документом процесса является Заявка на оплату, при вводе которой проверяется возможность списания суммы в рамках бюджета; согласуется возможность списания с перечнем лиц, принимающих решение об оплате; утверждается дата оплаты, то есть  осуществляется внесение заявки в платежный календарь. При этом информационная система, интегрированная с информационной системой банка через модуль «клиент-банк», поддерживает возможность списания денежных сумм с расчетного счета только на основании утвержденной заявки. Не будем забывать, что данный процесс является в первую очередь организационным, для его внедрения необходимо разработать схему процесса, составить регламент взаимодействия всех участников и обеспечить процесс внедрения в компании. Существует возможность организации процесса без доработок информационной системы, используя только организационный ресурс, но более эффективным решением будет доработка функционала в существующей информационной системе компании, что обеспечит надежность и контролируемость процесса, исключит возможность ошибки. Для этого необходимо в системе создать документы Бюджет движения денежных средств и Заявка на оплату, а также отчеты Реестр заявок на оплату, Банковские счета компании на дату, что можно сделать с помощью небольшой доработки существующего  программного продукта, например1С.  Бюджет расходов должен иметь реквизиты: Период бюджета, статья бюджета, сумма, центр финансовой ответственности.  Заявка на оплату формируется по центру финансовой ответственности на текущую дату, с указанием даты предполагаемой оплаты по статье бюджета и перечню дополнительных реквизитов: контрагент, договор, счет. Отчет Банковские счета компании позволит обеспечить ежедневную выверку банковских счетов и информации о платежах в системе, при этом можно установить лимиты денежных средств для счета, когда наличие денежных средств на счетах ниже установленного показателя блокирует возможность платежей по статьям бюджета низкого приоритета. 

2. Прогноз движения денежных средств.

Продолжением предыдущей темы является разработка прогноза движения денежных средств. Сформированные заявки на оплату составляют оперативный план расхода денежных средств, при этом часть заявок может формироваться заранее и автоматически, например, для лизинговых платежей, кредитных платежей, платежей за аренду, за коммунальные услуги. На основании условий договоров на поставку товара или договоров оказания услуг возможно формирование оперативного прогноза прихода денежных средств, при этом менеджеры, занимающиеся сбытом и контролем отношений с покупателями, проставляют предполагаемую дату оплаты, а также классифицируют покупателя. Для автоматизации процесса необходимо регистрировать в информационной системе условия договора и фамилию ответственного за договор менеджера, который автоматически или вручную формирует заявку на оплату или предполагаемый приход денег. Далее в информационной системе разрабатывается отчет (или документ) Прогноз движения денежных средств за период. Анализ прогноза движения денежных средств позволит получить модель финансовой ситуации в компании как инструмент управления денежным потоком.

3.     Контроль дебиторской  задолженности.

Одной из функций оперативного контроля движения денежных средств компании является управление дебиторской задолженностью. Для контроля своевременности оплаты покупателями товаров и услуг необходимо анализировать срок возникновения дебиторской задолженности. Для организации процесса в информационной системе необходимо разработать отчет, который позволит всю дебиторскую задолженность классифицировать по ответственным менеджерам, суммам, контрагентам и дате возникновения, упорядочив данные в порядке убывания сумм задолженностей. Для большей эффективности отчет полезно строить в двух режимах: по условиям договора и по факту возникновения задолженности. Факт возникновения задолженности показывает реальную картину ожидаемых поступлений денежных средств от дебиторов, а использование того же отчета с учетом исполнения условий договора позволит выделить и классифицировать реальных должников. Как пример, при наличии в договоре условия платежа - через 30 дней после отгрузки товара, реальные претензии покупателю можно предъявлять только после прошествии этого срока, но ответственный менеджер должен знать и не забывать напоминать о необходимости оплаты покупателю. Дополнительно, настраиваемый отчет строится по фактам возникновения задолженности с указанием количества дней просроченного платежа, а также отчет в разрезе менеджеров, курирующих взаимоотношения с контрагентом, договоров, контрагентов и  сумм, указанных в диапазонах задолженности (до 30 дней, от 30 дней до 90 дней, от 90 дней до 180 дней, от 180 дней до 360 дней, свыше 360 дней). 

Процесс контроля необходимо сделать регулярным. Важно использовать принцип существенности, зная, что 20% контрагентов приносят 80% прибыли.

Как расширение функции управления отношениями с контрагентами, полезно в информационной системе регистрировать факты нарушения условий оплаты и вести ранжирование контрагентов для принятия решений о взаимодействиях в будущем на основании информации о добросовестности в вопросе оплаты.

4. Контроль кредиторской задолженности.

Управление кредиторской задолженностью также является важной функцией контроля денежных потоков. На помощь снова может прийти информационная система. Для реализации функции управления и контроля полезно формировать настраиваемые отчеты по текущей кредиторской задолженности и по предполагаемой с указанием дни просроченной задолженности. При регистрации в информационной системе кредитных соглашений с условиями погашения система позволит контролировать даты платежей, процентные ставки.

5. Контроль затрат 

Одним из важных механизмов управления и контроля является механизм контроля затрат.  Для контроля затрат используется инструмент Бюджет доходов и расходов (БДР), в котором планируются расходы и доходы компании за период по статьям. Расходы подразделяются на переменные и постоянные. При регистрации хозяйственных операций компании обязательно указывается статья затрат. В информационной системе разрабатывается отчет Анализ затрат за период, в котором сопоставляются запланированные и фактически потраченные суммы по статьям затрат и центрам финансовой ответственности. В случае наличия нормативов возможен факторный анализ затрат. Регистрация в информационной системе Бюджета расходов и в момент регистрации хозяйственной операции выбор аналитики Статья затрат, в которой сформирован Бюджет расходов, позволит автоматически  формировать отчетную форму для анализа затрат.  

6. Создание системы показателей.

Для своевременного реагирования на изменения текущей ситуации в Компании полезно разработать систему показателей деятельности. Показатели следует подразделить на оперативные, которые могут быть сведены в ежедневную оперативную справку,  и показатели деятельности за период. Обычно к системе сбалансированных показателей многие руководители относятся с недоверием, считая создание такой системы не более чем модной тенденцией. Но возможность свести основные цифры в один небольшой отчет, формируемый автоматически по запросу руководителя или предоставляемый руководителю каждое утро, позволит оперативно контролировать текущую ситуацию и уменьшить число вопросов к подчиненным. В систему показателей можно отнести данные о текущих остатках на расчетных счетах, сумме дебиторской и кредиторской задолженности по статьям бюджета, сумме к оплате до конца месяца по статьям бюджета с учетом приоритетов, количестве дней дебиторской и кредиторской задолженности, данные о продажах в сопоставлении с планом.

Не будем забывать, что все эти меры являются неполным перечнем возможностей информационной системы, которые позволят облегчить оперативное управление финансами организации  с использованием минимальных доработок учетной системы, чаще всего бухгалтерской. Добавлю, что грамотная постановка задачи и грамотно организованный процесс внесения изменений в информационную систему позволят получить эффективную информационную среду, удовлетворяющую текущим потребностям компании, но это уже отдельная тема рассуждений.

Специалисты компании "АльфаЛаВиста" подготовят пакет решений по совершенствованию существующей системы учета и планирования вашего предприятия, а также подготовят рекомендации по внедрению решений и по их автоматизации, проведут проект по внедрению решений в вашей Компании.

Вверх