Порядок, беспорядок и дезорганизация в информационной системе. Обычно рассматриваются две крайности учетных информационных систем - в которых можно все и в которых нельзя ничего, нестандартного.

В информационных системах первого типа нет четко прописанных правил доступа к данным, у большого числа пользователей существует такой набор прав, который позволяет редактировать почти любую информацию.

Плюсы таких учетных систем:

-  можно провести любую нестандартную операцию,
- можно «скорректировать» неправильно рассчитанные системой или исполнителем данные,
-  можно сильно не беспокоить программиста. За такую систему отвечает сам пользователь.

Минусы:

В таких системах хорошо поселяется беспорядок и даже начинает царствовать дезорганизация. Давайте для начала дадим определение.

По Анри Файолю, порядок - это:

- когда каждая вещь находится там, где должна быть;
- каждый человек находится там, где должен в данное время находиться;
- каждый человек занимается тем, чем должен сейчас заниматься.

«Когда порядок нарушается, зная действия человека, причастного к нарушению, мы легко можем определить меру его ответственности, мы говорим о беспорядке.

Когда порядок нарушается, даже зная действия человека, причастного к нарушению, нам сложно определить меру его ответственности, мы говорим о дезорганизации.

В этом смысле два порядка - не беспорядок, а дезорганизация. И при перестройке сложной системы обычно возникает в той или иной мере дезорганизация, т. е. ситуация, когда, даже зная фактические действия человека, трудно определить меру его ответственности» В.Тарасов.

Итак, почему в нашем случае возникает дезорганизация?

Давайте рассмотрим пример. Бухгалтерия сдает отчет. Сегодня последний день сдачи отчетности по НДС. 20 число. Все напряжены. Почему так долго считали? Кто-то документы не принес, кто-то вовремя не вбил, кто-то...В момент формирования отчетного документа в графе с данными неоднократно выверенная цифра вдруг чудесным образом изменилась на совершенно другую. Что делать? У главного бухгалтера бессилие. Он вызывает программиста, который обещает посмотреть. И уходит смотреть дня на два. Главный бухгалтер доделывает отчетность вручную и сдает.

Через два дня ликующий программист сообщает, что виновата Маша из отдела финансов, которая удалила документ. Вызывают Машу: «Зачем ты это сделала?». «Да, я это сделала, но...Ну так, как же мне сделать по-другому? Мне принесли документы, оказалось, что мне надо было изменить уже введенные документы. Я всегда так делаю. А программа мне это не позволяет, вот уже 3 месяца, я об этом говорю программисту, а ничего не делается, единственное, что я могу - удалить старые документы, ввести новые»...Этот разговор может еще долго продолжаться.

И в этой ситуации очень трудно найти нарушителя по собственной воле и нарушителя по неволе.

«Например, придя на некое представление в зрительный зал, человек обнаружил, что его место, которое указано на билете, занято (человеком, сидящим не на своем месте, т. е. нарушителем порядка). Пострадавший обращается к служащему, и тот отправляется "навести порядок". Однако, пытаясь пересадить нарушителя на "правильное место", он обнаруживает, что и то место занято. Служащий понимает, что для того чтобы навести порядок, придется пересаживать весь зал, а представление уже началось. И он предлагает пострадавшему первое же свободное место (не хуже того, что указано на билете) в качестве компромисса» В.Тарасов.

Теперь рассмотрим другую крайность, жесткую систему. Систему с идеальным порядком. В ней нет дублирования информации, в ней четкие и прозрачные бизнес-процессы. Все по стандарту, который описали консультанты в момент запуска системы.

Плюсы: Порядок.  Пользователь в данной системе имеет минимальный набор прав, достаточный для выполнения его функций.

Минусы: Возникают сложные моменты по регистрации нестандартных ситуаций. В этом случае - либо «продавливают» программистов для расширения порядка, внесение нестандартных ситуаций в разряд обычных, либо обходят ситуацию - кто-то с правом Администратора регистрирует ее вручную, либо начинают вести учет «на коленке», то есть учет становится недостоверным.

Пример. На дальнюю станцию в районе крайнего севера приходит груз. Это склад строительных материалов. Идет освоение месторождения. Обычно менеджеры по закупкам высылают заявки на склад - что должно прийти, сколько, от кого, на какую стройку. Но груз пришел, а документов нет. Что делать? Разгружать. Не отправишь же обратно груз. В систему ввести эти данные нельзя, потому что нет такого бизнес-процесса в системе, как регистрация чужого или непонятного груза.

Кладовщик может сообщить об этом кому-то. Может забыть. И такой груз лежит на складе, ждет своего часа. А кто-то его ищет. Кто-то его ждет. А это удаленный район, так просто не проверишь. Да и таких складов в компании - не один, и не два, а около сотни. Ошибка накапливается на миллионы рублей.

Другой пример. Система требует четкого заполнения ряда параметров. Около двадцати различных аналитик. Один менеджер в случае незнания - отложит документ,  руки дойдут - разберется (снижение оперативности), а потом может и забыть, затеряется бумажка на столе среди других документов (неполная информация). Другой менеджер может от  незнания ввести первое попавшееся значение (недостоверность информации).

Третий вариант. Система внедрена в неполном объеме, часть аналитик не поддерживается. Пользователь вручную ведет у себя на компьютере набор аналитических таблиц. Система используется для сверки и накапливания первичной информации. Большая часть отчетов формируется в Excel.

Реальная ситуация. В банке оформление элементарной операции - выдачи доверенности на счет заняло более получаса. Почему? Менеджер по работе с клиентами что-то печатала, потом выстригала небольшие квадратики, потом их приклеивала, затем сканировала, затем.... На вопрос: «А зачем заниматься  аппликацией?» - она сказала,  что программа не позволяет сделать, поэтому приходится ...

Таким образом, в излишне жесткой системе идет накопление ошибок. В каком варианте системы это опасней? Неизвестно. В первом случае ошибку ожидают, к ней готовы. А во второй ситуации. Столько денег потрачено на внедрение системы, на описание процессов. Очень долгое время все живут в иллюзии, что все хорошо. А в конечном итоге мы можем получить ту же дезорганизацию, только скрытую, неявную, трудноуловимую. Да и никто не захочет в ней признаться, потому что это будет признанием ошибочным многомиллионное инвестирование в систему.

И как же быть? Нет в мире совершенства?

«Устранение дезорганизации требует больше усилий, чем устранение беспорядка. Если от беспорядка можно прямо перейти к порядку, то попытка прямого перехода от дезорганизации к порядку обнаруживает, как правило, беспомощность руководителя. И поскольку в условиях дезорганизации ответственность подлинных нарушителей выявить очень непросто, состояние дезорганизации относительно легко и безопасно может поддерживаться заинтересованными лицами. Твердое и пустое оказываются трудноразличимыми не только для противника, но и для своих.

Переход от дезорганизации к порядку лучше производить по двухшаговой схеме:

- сначала от дезорганизации перейти к упрощенному временному порядку;
- затем от этого упрощенного порядка перейти к требуемому порядку» В. Тарасов.

Давайте на примере школьных занятий рассмотрим разные варианты восстановления порядка.

Итак, учитель вышел за двери класса во время урока на пять минут, дав самостоятельное задание. Вернулся. Кто-то разговаривает, кто-то списывает у соседа. Беспорядок. Видно, кто нарушает. Учитель призвал к порядку, порядок восстановлен, урок продолжается.

Ситуация два. Учитель вышел на двадцать минут. Вернулся. Портфели летают по классу, все не на своих местах, кто-то ревет, кто-то кричит, общий шум.

Вариант первый. Учитель начинает наводить порядок.

- Иванов, сядь на место.

- А чего она мой дневник не отдает?

- Петрова, отдай Иванову дневник,

- А чего он спрятал портфель Сидоровой?

- ...

Непонятно, кто виновный по своей воле, а кто по неволе. Решимость учителя теряется, а авторитет падает. Он мечтает дожить до перемены.

Вариант второй. Путь к порядку через упрощенный порядок. «Всем встать, выпустить все вещи из рук». Это простое действие, которое могут выполнить все, а если кто-то отказывается выполнять, то он - нарушитель по своей воле.

- Иванов, Петров, - без родителей не возвращаться, с вещами за дверь. Остальные построились вдоль доски по росту, как на физкультуре. Так, ты, Матвеев собираешь свои вещи, садишься на место. Затем, ты, Чебышев.

Все, через две минуты порядок восстановлен. Можно продолжать урок.

Мы все понимаем, что идеальная система находится если не посередине, то где-то между этими крайностями. Что такое система с порядком? И как к ней прийти? Об этом мы поговорим в следующий раз.

Комментарии   

0 #1 ИТник 18-03-2014 18:37
Порядок-беспоря док... Есть о чем подумать
Цитата

Вверх