04 Ноя
Автор Super User

Если для автоматизации бухгалтерского учета достаточно много готовых решений, то сфера автоматизации производственного учета не так много готовых хороших решений. Очень непросто, оказывается, создать готовое  решение, которое подошло бы многим.

 

Оговоримся сразу, что под производственным процессом понимается уникальная деятельность каждого предприятия, например, строительные работы, производство, услуги. Кажется, что если делать решение с отраслевой спецификой, то можно стандартизовать деятельность, но, увы, очень часто организация деятельности двух вроде бы похожих компании, например строительных, содержит много отличий.

Именно поэтому очень часто автоматизацию производственной деятельности осуществляют подручными средствами: access, foxpro, Delphi и прочее. Выбор средства не имеет значения. Важно - полнота, системность и связь с другими системами: закупки, бухгалтерский учет, логистика, продажи, планирование и учет затрат. Нередко такие внутренние системы служат настроенными калькуляторами для расчетов, содержащих некоторые нормативы, а не являются полноценными системами.

Для разработки полноценной эффективной информационной системы целесообразно привлекать консультантов-практиков, специалистов по построению работающих информационных систем. Они позволят увязать все контуры планирования и учета: производство, закупки, продажи, логистику, управление затратами и планирование в единую эффективную информационную систему.

Почему консультантов, что мы сами не сможем?  Может быть, и сможете. Но очень грустно иногда видеть картину в весьма успешных компаниях с миллиардными оборотами, в которых информационная система представляет весьма удручающее зрелище: множество информационных систем, не предназначенных для работы с большим объемом информации, множество переливок, куча разнородных систем, нередко автоматизирующих деятельность одного отдела.

И огромное количество времени специалисты в этих компаниях тратят на сверку данных. Если проблем становится слишком много, что делают такие компании? Правильно, нанимают больше специалистов для борьбы с ними. Давайте проведем аналогию с трудом фермера глазами Генри Форда.

«Земледелец слишком отяжеляет свой дневной труд. По-моему, рядовой фермер тратит не больше пяти процентов своей энергии на действительно полезную работу. Если бы устроить завод по образцу обыкновенной фермы, его нужно было бы переполнить рабочими. Самая скверная фабрика в Европе едва ли организована так скверно, как рядовое крестьянское хозяйство. Механическая энергия и электричество почти не применяются. Не только все делается руками, но в большинстве случаев не обращено даже внимания на целесообразную организацию.

В продолжение рабочего дня фермер раз двенадцать, вероятно, взбирается по шаткой лестнице и спускается вниз. Он будет годы подряд надрываться, таская воду, вместо того, чтобы проложить метр-другой водопроводной трубы. Если встречается надобность в добавочной работе, то первая его мысль - нанять рабочих добавочно. Он считает излишней роскошью тратить деньги на улучшения. Поэтому-то продукты сельского хозяйства даже при самых низких ценах все же слишком дороги и доход фермера, при самых благоприятных условиях, ничтожен. В хищнической трате времени и сил кроется причина высоких цен и малого заработка.»

Генри Форд «Моя жизнь, мои достижения»

Далее рассмотрим ряд правил, которые необходимо соблюдать при построении эффективной системы управления производством. Оговоримся, что список правил можно продолжить, мы остановимся на основных.

Правило 1. Система списания в производство должна в максимальной степени стремиться к выделению прямых затрат на производство продукции.

Данное правило является рекомендацией, реализация которой обеспечивается регистрацией внутреннего документа заказ-наряда (внутренней калькуляции или иного документа на конкретные работы). В компаниях, занимающихся проектной деятельности, это будет расширенный устав проекта, в строительстве - форма КС-2 для объекта строительства и так далее.

Заказ-наряд может иметь сложную структуру в системе и содержать разделы:

  • - учет труда персонала (учет рабочего времени и условной заработной платы персонала);
  • - учет материалов;
  • - учет транспортно-заготовительных расходов (ТЗР);
  • - учет услуг сторонних организаций;
  • - командировочные расходы;
  • - прочие разделы.

Разнесение всех производственных затрат по заказ-нарядам обеспечит управленческий учет затрат по объектам производства, возможность расчета фактической себестоимости и рентабельности деятельности.

Правило 2.Формирование технических отчетов, являющихся основанием расчета бухгалтерской себестоимости, необходимо осуществлять автоматически на основании заказ-нарядов, после закрытия на редактирование первичных документов.

Нередко итоговый технический отчет (производственный рапорт, КС-3, другие итоговые документы) формируются ручным способом. Такой учет вызывает затруднения при стыковке и контроле данных первичного учета и бухгалтерского. Именно поэтому целесообразно наладить тщательный документальный первичный учет производственных операций, а затем автоматизировать формирование итоговых документов с запретом редактирования.

Правило 3. Списание материалов в производство необходимо автоматически осуществлять формированием складского документа (расход материалов со склада) и регистрацией в заказ-наряде. При этом заказ-наряд получает статус «Незавершенное производство».

Данная операция позволит избежать «потери» материалов, позволит организовать учет незавершенного производства (НЗП), позволит обеспечить прозрачность движения материальных потоков.

Правило 4. «Закрытии» заказ-наряда должно сопровождаться изменением его статуса и одновременным формированием документа о перемещении готовой продукции на склад готовой прдукции.

Автоматическое формирование складских документов на основании внутренних обеспечит непрерывность учета и надежность данных, а также прозрачность движения материальных потоков.

Правило 5. Сформируйте нормативную базу производства единицы продукции или разработайте шаблоны нормативов для типовых действий.

Разработанная нормативная база станет источником для планирования затрат, а также основанием анализа фактического исполнения.

Правило 6. Формируйте формы сопоставления нормативных и фактических затрат, затрат по каждому заказу, по итогам месяца.

Такая автоматическая стыковка плана и факта позволить осуществлять оперативное управление затратами и реализовать план-факторный анализ себестоимости.

Правило 7. Формируйте ежедневные отчеты «по расписанию», в которых сопоставляется месячный план, нарастающим итогам - производство месяца по объектам учета, а также данные по отгрузке, простоям оборудования, браку.

Такая система отчетности  позволит получать оперативную информацию о производстве, информацию о нестандартных ситуациях и сбоях, что позволит принимать оперативные управленческие решения.

Правило 8. План производства, который является порождением плана продаж и данных об остатках на складах, формирует заявки на закупку материалов, которые система должна обрабатывать и предоставлять обратную связь о дате поступления материалов.

Данная информация позволит формировать оперативные, ежедневные планы производства.

Правило 9. Построите систему ключевых показателей деятельности и выведите их значения на панель мониторинга, данные в которое оперативно рассчитываются на основании первичных данных.

Это позволит «держать руку на пульсе».

Правило 10. Запретите «хождение» любых внутренних документов (о перемещении товарно-материальных ценностей, о производстве, о себестоимости), полученных не из системы.

Это обеспечит своевременную регистрацию данных и их надежность и полноту.

Правило 11. Рассчитывайте цену расхода материалов в оперативном учете. Если в учетной политике закреплено списание материалов по средневзвешенной цене, то оперативные документы формируйте с количественными показателями, а в конце месяца - выполните автоматический расчет цен и себестоимости в первичных документах.

Такой подход обеспечит автоматическое формирование итоговых документов и сверку производственного учета с бухгалтерскими данными.

Правило 12. Реализуйте модель постепенного закрытия данных на редактирования: основанием формирования итоговых отчетных форм за месяц служит закрытие редактирования первичных документов, использование данных производственного учета в бухгалтерии возможно после закрытия на редактирование всех данных количественного учета и т.д.

Эти несложные правила позволят обеспечить надежность данных, единообразие, одну точку ввода данных, а также оперативность и полноту данных.

 

 

Комментарии   

0 #1 Иришка 18-03-2014 18:26
Спасибо. Интересно. Есть о чем подумать
Цитата

Вверх