AlfaRent автоматизированная системы управления арендой и недвижимостью, является частью КИС AlfaSolution. Автоматизация учета аренды, недвижимости, управления отношениями с контрагентами, содержит встроенную CRM

Система управления недвижимостью и арендой AlfaRent - современный инструмент учета, управления объектами недвижимости, управления арендными платежами и отношениями с арендаторами и другим контрагентами, система управления финансами, платежами, услугами.

AlfaRent включает в себя:

- Систему учета договоров, счетов и других документов по аренде, другим услугам 
- Систему контроля платежей (с возможностью автоматического напоминания арендатору о платежах и задолженности)
- Систему учета и контроля имущественного комплекса: заполненность, задолженность, затраты, контрагенты, описание, условия аренды.
- Систему раздельного учета затрат на каждое помещение и платежей и условий договоров арендаторов
- Систему гибкой настройки и изменения условий аренды
- Систему учета затрат с возможностью перевыставления счетов арендаторам (по условиям) и с возможностью контроля затрат (контроль полноты данных при перевыставлении счетов)
- Систему учета доходов и расходов (по холдингу, по юридическим лицам)
- Систему обратной связи с арендаторами
- Систему учета предлагаемых услуг (реклама, прочее)
- Систему управления отношениями с контрагентами, включая систему лояльности, систему обратной связи, систему оповещения об акциях, систему учета скидок и бонусов.

НАЗНАЧЕНИЕ

Автоматизированная система управления имуществом предназначена для построения системы управленческого учета операций: управление имущественным комплексом (комплексами), управление взаимоотношениями с контрагентами, управления финансовыми взаимоотношениями, планирование и консолидация информации по различным компаниям, формирование себестоимости фактической аренды 1м2, построение системы статистики по помещениям, управление услугами (рекламой) для арендаторов и для собственников помещений.

МОДУЛИ СИСТЕМЫ

 Управление предприятием (модуль «Руководитель»)Модуль позволяет руководителям предприятия видеть полностью процессы внутри компании: выручку (план, факт), денежный поток (план, факт), финансы, необходимую и достаточную для принятия управленческих решений.

Управление имуществом
Ведение реестра помещений, управление помещениями, анализ занятости помещений, формирование задолженности по помещениям, формирование ценовой политики по помещениям, формирование себестоимости управления помещениями, управление планировкой помещений, планирование доходов по помещениям

 Управление клиентами
Модуль позволяет отслеживать историю обращений клиентов, регистрировать контактную информацию, отслеживать историю взаиморасчетов с клиентами, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести статистику по объемам услуг, предоставляемым клиентам, по оплате, по предоставляемым скидкам

 Управление договорами аренды
Модуль позволяет управлять договорами аренды, формировать счета на аренду, управлять арендой нескольких объектов в рамках одного договора, осуществлять расчет аренды, автоматически формировать уведомления по повышению стоимости аренды.

 Управление услугами
Модуль позволяет управлять данными по учету предоставляемых услуг, позволяет осуществлять учет данных счетчиков, позволяет осуществлять распределения услуг на счета арендаторов (прямые, условно-косвенные, косвенные услуги). Также позволяет отслеживать баланс выставленных провайдерам услуг счетов и распределенных услуг на счета арендаторов, при этом позволяет осуществлять учет для всех арендаторов, независимо от условий договора (то есть счета могут не выставляться, а управленческий учет ведется), что позволит сформировать статистику и сформировать цену аренды помещения с учетом коммунальных и прочих расходов.

 Управление финансами и расчетами с клиентами
Модуль позволяет управлять расчетами с контрагентами, вести данные по задолженности (дебиторская и кредиторская задолженность), управлять финансовыми документами и расчетами, формировать баланс расчетов по клиентам, управлять датой возникновения задолженности, формировать напоминания о просроченной задолженности.

 Планирование и анализ
Модуль позволяет планировать выручку, затраты, формировать баланс денежных платежей, осуществлять анализ деятельности, анализ себестоимости, сопоставлять плановые данные с фактическими, что позволяет принимать управленческие решения.

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ

К функциям системы относятся:
- управление имущественным комплексом (от плана помещения и управления каждой комнатой для управления историей взаимоотношений с арендаторами);
- управление отношениями с контрагентами: формирование счетов и управление информацией по оплате счетов;- управления отношениями с сервисными компаниями, перевыставление счетов арендаторам, формирование полной себестоимости услуг по аренде,
- управление услугами (аренда, реклама, сервис),
- управление финансами и расчетами с клиентами и поставщиками;
- планирование (выручка, денежный поток),
- анализ отклонений фактических результатов от запланированных, разработка управленческих решений по устранению причин отклонения;
- коррекция планов;
- сбор статистики и анализ.

Система предназначена для использования как в рамках отдельной компании, так в территориально-распределенных офисах и предприятиях. В конечном итоге результатом использования системы становится реализация эффективного бизнес-процесса управления недвижимостью, повышение качества и эффективности управления услугами и взаимоотношениями с контрагентами и компании в целом.

ВОЗМОЖНОСТИ

Система имеет гибкую структуру и может быть адаптирована для самых разных вариантов используемой в компании методологии управления отношениями с контрагентами и управления недвижимостью. 

Возможности системы позволяют:
- контролировать процесс управления недвижимостью и арендными платежами на всех этапах – от планирования до анализа результатов, своевременно выявлять и устранять любые ошибки;
- задавать и использовать различные показатели для контроля и мониторинга, определять те точки контроля, которые наиболее важны и критичны с точки зрения управления заказами;
- оперативно собирать аналитические данные и отслеживать изменение показателей в режиме on-line;
- вести стратегический, тактический и оперативный мониторинг деятельности по различным временным периодам (месяц, квартал, год);
- автоматизировать процесс оперативного управления взаимоотношениями с контрагентами в рамках формирования заказа, управления производством и закупкой материалов;- оптимизировать внутренний документооборот. 

При этом обеспечивается интеграция в единое информационное пространство всех структур и подразделений, задействованных в управлении Заказом.

ТЕХНОЛОГИИ

Система выстраивается на основе корпоративного хранилища информации, которое обеспечивает непротиворечивость, достоверность и оперативность всех данных для всех участников процесса мониторинга системы. Система базируется на базе данных Oracle – лидере баз данных для промышленных решений, используя бесплатную версию, что обеспечивает высокое качество работы с данными при минимальных затратах.

Интерфейс пользователя обеспечивает способ доступа пользователей к системе через тонкого клиента – Web интерфейс, который доступен для всех пользователей с помощью Интернет обозревателя. Данный вид интерфейса является полноценным рабочим местом, направленным на ввод данных удаленными пользователями в систему, на работу с данными на местах в управляющей компании, на On-line мониторинг изменения показателей, на возможность анализа данных и формирования отчетности в режиме реального времени. Это позволит создать единую полноценную информационную систему, охватывающую большое число полноценных удаленных рабочих мест. Кроме того, обеспечен программный интерфейс (WEB-сервис и API) для реализации  импорта/экспорта данных системы и ее интеграции с внешними системами автоматизации (1С). Структура реляционного хранилища документируется и является открытой для взаимодействия с внешними системами. При использовании системы существует возможность распределения ролей пользователей между участниками процесса, что позволяет избежать случаев несанкционированного доступа к информации. Доступ каждого пользователя к ресурсам настраивается индивидуально, при этом возможно ограничение использования данных как по записям, так и по отдельным полям. - Гибкость системы, возможность настройки системы с учетом всех пожелания Заказчика, - Быстрое внедрение инноваций;- Низкая стоимость владения.

 РЕЗУЛЬТАТЫ ПРИМЕНЕНИЯ

 Применение системы обеспечивает:

- конкурентное преимущество предприятия за счет четкого учета и контроля всех этапов деятельности;
- снижение временных, финансовых и трудовых затрат на оформление всех необходимых документов, связанных с взаимоотношениями с контрагентами и управлением клиентским и производственным заказом;
- оперативное получение необходимой информации о ходе выполнения процессов, автоматизируемых системой;
- консолидацию данных, учет внутренних взаимоотношений;
- рост исполнительской дисциплины;
- отсутствие риска искажения или потери информации;
- повышение качества и эффективности процессов компании.

AlfaRent - управление свободными и занятыми площадями, доступный оперативный анализ и контроль наличия свободных помещений, подробное описание каждого помещения в системе, отслеживание в любой момент времени всей истории работы с ним.

Решение по управлению арендой и недвижимостью AlfaRent предназначено для учета помещений по районам, городам, зданиям, собственной и недвижимостью AlfaRent позволит в оперативном режиме отслеживать изменения статусов помещений, показывать пустые помещения, консолидировать всю информацию по помещениям в одном месте, включая фотографии и схемы. Решение для управления арендой и недвижимостью позволяет  отслеживать свободные помещения визуально на планограмме здания либо в таблице данных по помещениям.

Достоверная информация о дебиторской задолженности: о дате ее возникновения, о всех оплатах.  Вся история платежей. Управление денежным  потоком. Наличие денег - залог успеха вашего бизнеса.

При работе с арендаторами важно отслеживать тенденцию, управлять взаимоотношениями, планировать денежные потоки и отслеживать своевременность оплаты. Система управления арендой и недвижимостью AlfaRent позволит вам иметь всегда перед глазами оперативную картину текущей ситуации, в том числе по каждому документу (акту, счету и денежному документу). Система отчетов позволит отследить ситуацию с задолженностью на любую дату. Это позволит проводить анализ ситуации, вести систематическую работу, направленную на снижение дебиторской задолженности.

Легкий в управлении документооборот с арендаторами и сервисными компаниями. Система сама автоматически формирует счета, напоминает вам об отсутствии оплаты, формирует договора, управляет статусами помещений и документов. Встроенная CRM система, позволяющая регистрировать все ситуации работы с контрагентами.

Ни для кого не секрет, что работа со множеством контрагентов, арендующих помещения, сопровождается большой бумажной работой, включающей в себя управлением договорными отношениями, выставление счетов, подписание актов выполненных работ, расчет и выставление счетов на дополнительные услуги. Все эти операции могут быть автоматизированы. Счета могут выставляться по расписанию, а дополнительные услуги могут быть рассчитаны по условию, счета и акты - также могут быть выставлены автоматически. Договора и дополнительные соглашения могут формироваться из системы автоматически. Вся эта рутинная работа может быть выполнена автоматически, причем счета и акты могут быть разосланы контрагентам (в виде pdf файлов) арендаторам. Сказка? Нет, быль, результат настроенной работы решения для управления арендой и недвижимостью AlfaRent.

ЕЩЕ:

- визуальная работа со схемой помещений, вы сами можете загрузить схему, разметить ее, связать с помещениями, выявить помещения свободные, занятые. технические.
- расчет себестоимости содержания помещения,
- управления затратами,
- распределение затрат, формирование счетов на переменную часть арендной платы,
- визуальная обработка статуса помещения объекта недвижимости,
- наличие оперативных данных по помещениям, арендаторам,
- удобная система поиска, навигации, подведения итогов,
- встроенная CRM система, система управления финансами, бухгалтерия,
- возможность работы с изображениями для каждого помещения и здания,
- возможность изменения планограммы здания без сброса настроек на помещения.

 Стоимость решения - всего 100 тыс. рублей без ограничения по числу пользователей.

 Бесплатное гарантийное обслуживание - 3 мес, включает 10 часов доработок или консультаций

Вверх